Važnost upravljanja i rada na svom poslu (a ne isključivo u svom poslu) za poslovni rast istaknuli smo u prijašnjem članku. Prisjetimo se, za optimalno upravljanje poslovanjem nije dovoljno imati samo dobar proizvod ili uslugu, već cijeli poslovni model valja sagledati iz šire perspektive. Analizom postignutih rezultata dobivate uvid u kretanje vašeg biznisa, te pomoću njega možete donositi pametnije poslovne odluke. Ovaj ćemo se put fokusirati na način kako to točno može izgledati u praksi i ponuditi vam jednostavan alat koji možete primjeni odmah na svoj biznis!

3 koraka do rasta: Evidencija, Uvid i Djelovanje

Da biste kvalitetno upravljali svojim biznisom, potreban vam je uvid – jasni brojčani pokazatelji koji odražavaju vaše dosadašnje poslovno dostignuće. Pomoću takvog uvida možete donositi odluke koje imaju čvrsto uporište u podacima, što značajno uvećava njihovu kvalitetu, a samim time direktno utječe na brz rast vašeg biznisa!

Korak 1: Evidencija

Iako možda zvuči naporno i dosadno, kvalitetna i sveobuhvatna evidencija temelj je cijele priče. Strukturirano registriranje i spremanje podataka neophodno je za izgradnju preciznog uvida u obliku izvještaja. U suprotnom dolazi do tzv. ‘smeće unutra, smeće van’ efekta – ne možete izgraditi kvalitetan zid od nekvalitetnih cigli. Pokazat ćemo vam kako par jednostavnih evidencija (usluge, klijenti i promet) sa svega nekoliko polja mogu instantno donijeti širok uvid u vas poslovni rezultat.

Korak 2: Uvid

Izvještaji i vizualni prikazi kao krvna slika poslovanja otvorit će vam oči. Postat ćete svjesni koliko ste zapravo uspješni i moći ćete precizno detektirati bolne točke ali i otkriti skrivene prilike. Na kraju krajeva, vi ste ti koji najbolje poznajete svoj biznis i branšu, a uz moćan alat za dubinski uvid u obliku izvještaja spremni ste u potpunosti preuzeti kontrolu!

Korak 3: Djelovanje

Iako je potreba za izvještajima i uvidom u poslovanje za kvalitetno upravljanje neupitna, njihovo korištenje za donošenje poslovnih odluka je ključno. Odluke o promjeni cjenika, radnog vremena ili možda pokretanju specifične marketinške kampanje samo su neki od primjera odluka donesenih temeljem stvorenog uvida i svijesti. U primjeru koji slijedi uz svaki ćemo izvještaj navesti i moguće odluke koje bi vlasnik biznisa mogao razmotriti analizom svojih brojki.

Model u akciji - praktičan primjer

Pogledajmo sada kako bi to izgledalo u praksi na jednostavnom (fiktivnom) primjeru. Pokazat ćemo kako sa samo 3 osnove evidencije možete dobiti bogat set izvještaja za dubinski uvid.

U našem primjeru govorimo o samozaposlenom fizioterapeutu koji je svoju firmu otvorio prije nekoliko godina, a vrijednost vidi u visokoj kvaliteti usluge i personaliziranom pristupu klijentu. Ovakva poslovna strategija znači da će se marketing oslanjati na tzv. customer engagement i usmenu predaju (u skladu s tim pristupom formiran je i set izvještaja, fokusiran na klijente).

Evidencija

Prvu evidenciju sigurno već imate – radi se o popisu vaših usluga (ili proizvoda) s pripadajućim cijenama, dakle vaš cjenik. Jednostavnosti radi, reći ćemo da ponuda sadrži 4 osnovne usluge: fizikalna terapija (200 kn), manualne tehnike (300 kn), medicinska masaža (250 kn) i individualni trening (100 kn).

Iduća evidencija je popis klijenata. Iako je ovu evidenciju moguće proširiti dodavanjem atributa svakom klijentu (npr. spol, dobna skupina, …), zadržimo se samo na identifikaciji – imenu i prezimenu.

Posljednja evidencija koja nam je potrebna za ovaj jednostavan primjer je evidencija prometa, odnosno pružanih usluga. I ova je evidencija vrlo jednostavna, trebaju nam samo 3 polja: datum, usluga i klijent.

I to je to! Već ovako jednostavan set od samo 3 evidencije može vam donijeti jako puno.

Izvještaji, uvid i djelovanje

Pogledajmo sada i nekoliko izvještaja koje možete dobivati isključivo temeljem gore opisanih evidencija. Uz dobru uspostavu procesa, izvještavanje također može biti automatizirano.

1) Izvještaj o prometu i broju prodanih usluga (po mjesecima).

U ovom se izvještaju prati ukupan promet po mjesecima (u novcu i broju prodanih usluga) za zadnjih 13 mjeseci. Promet (ili prihod od prodaje) je glavi pokazatelj uspješnosti biznisa stoga je usmjerenja na njegov porast vrlo važno.

Uvid i djelovanje: pad u 2021-07 posljedica je sezonalnosti (godišnji odmori), no ipak je vidljiv napredak u odnosu na prošlu godinu, isto se očekuje za kolovoz. Obzirom na razinu prometa u rujnu prošle godine i završetak sezone godišnjih odmora, za brži povratak u puni pogon počekom rujna bi mogla biti pokrenuta marketinška mini-kampanja.

2) Broj usluženih klijenata (postojeći/novi)

Ako je vaš poslovni model ili branša takva da vam je zadržavanje klijenata (odnosno njihov opetovani dolazak) važno, omjer novih i postojećih klijenata je prilično indikativan. Interpretacija ovog pokazatelja također ovisi i o zrelosti firme – nije isto ako ste počeli s radom prije nekoliko mjeseci ili nekoliko godina.

Uvid i djelovanje: vidljiv je pad relativnog broja novih klijenata u posljednja 4 mjeseca. Obzirom da je biznis u fazi rasta, dolazak novih klijenata je iznimno bitan, pa je ciljana promotivna akcija u tom smjeru dobar potez za razmatranje.

3) TOP5 klijenata (u zadnja 3 mjeseca / ikad)

Nastavljamo s uvidom u klijente, gdje je za što bolji odnos dobro znati tko su vaši najvjerniji kupci. Za pojačavanje takvih veza valja razmisliti o nekom obliku pogodnosti ili programu vjernosti.

Napomena: iako se radio fiktivnom primjeru, nisu korištena izmišljena imena i prezimena klijenata, već ID-evi (npr. Klijent 78)

Uvid i djelovanje: za najvjernije klijente uvesti prigodno iznenađenje (npr. besplatna usluga) ili sistematizirati program vjernosti generalno.

4) Kartice klijenata
Nastavljamo s personaliziranim pristupom klijentu obzirom da je u današnje vrijeme customer engagement glavni oblik marketinga. Temeljem (minimalnog) seta evidencija koje imamo u primjeru, može se dobiti ovakav uvid na razini klijenta:

Uvid i djelovanje: prije svakog dolaska postojećeg klijenta pregled njegove kartice može doprinijeti personaliziranom pristupu. Naravno, ovaj je pregled moguće obogatiti dodavanjem informacija u evidenciju klijenata (npr. kontakt podaci) i u evidenciju prometa (npr. bilješka za pojedinu pruženu uslugu).

Prošli smo kroz samo nekoliko primjera izvještaja koji se mogu dobiti iz minimalne evidencije koju smo opisali. Proširenjem evidencija značajno raste i broj mogućih uvida koji mogu biti stvoreni. Bitno je odrediti relevantne uvide koji su indikativni i podložni djelovanju (actionable).

Ukoliko želite vidjeti proces iz primjera u akciji, ovdje je demo video sa step-by-step uputama, a možete zatražiti i samu excel aplikaciju te ju isprobati na svojem poslovnom modelu!

Automatizacija evidencije i uvida

Vjerovali ili ne, prva dva koraka ovog procesa koji će svakom biznisu donijeti napredak mogu biti potpuno automatizirana! O čemu se radi? Pružatelji usluga popunjavanjem svoje evidencije termina (gdje god ona trenutno bila, google kalendar, excel tablica, klasična “tekica” ili nešto treće) zapravo automatski imaju evidenciju prometa. Ako je svakom terminu pridružena usluga i klijent, to je to, svi podaci su sakupljeni! No vjerojatno nisu kvalitetno strukturirani i/ili digitalizirani (s tekicom nećete daleko stići po ovom pitanju) i time su zapravo neupotrebljivi za izradu izvještaja.

Osim svoje primarne funkcionalnost (online naručivanje), Zoyya sustav sadrži strukturirano spremanje usluga, klijenata i naravno termina, što je ekvivalent evidencije prometa. Osim toga, unutar sustava postoje i predefinirani izvještaji, čime i korak uvida postaje automatiziran! Primjerice, pogledajte kako su bilješke koje je moguće voditi na razini klijenta olakšale poslovni život Tanji.

Dakle, čak i u slučaju da nemate potrebu za online naručivanjem kao takvim, ova pogodnost će vas instantno približiti višestruko boljem upravljanju svojim biznisom.

Kreirajte besplatan Zoyya račun i krenite s online evidencijom termina odmah!

Red je na vama!

Što se trećeg koraka tiče, odnosno djelovanja i poduzimanja akcija sukladno stečenim uvidima, vaša intuicija i poslovna strategija bi trebali biti glavni pokretači promjena i donošenja odluka. Zamislite ovakav način upravljanja vašim poslovanjem: svakog tjedna ili mjeseca vas kao vlasnika čekaju gotovi i svrsishodni izvještaji o ostvarenim rezultatima. Pomoću njih pratite uspješnost prethodnih odluka te donosite nove, gdje uz ovakav kontinuirani proces vaš rezultat osjetno raste iz tjedna u tjedan.

Zaključak

Za kvalitetno upravljanje biznisom potrebno je donositi odluke i formirati strategiju sukladno preciznom i obuhvatnom uvidu u ostvarene rezultate. Do takvog se uvida može doći isključivo istim takvim (detaljnim i obuhvatnim) spremanjem podataka, odnosno evidencijom. Zato je prvi korak za uvođenja sustava izvještavanja uspostava evidencije. Istu možete automatizirati prelaskom sa trenutnog načina evidencije termina na Zoyya sustav otvaranjem besplatnog računa, ili pak formiranjem personaliziranih aplikacija kakvu smo prošli u primjeru. Kako je to točno izvedeno pogledajte u demo videu i preuzmite excel aplikaciju koju odmah možete isprobati na svojim podacima!

Želite li uspostaviti personalizirani sustav prilagođen upravo za vaše poslovanje? Smatrate da bi vam dobro došla pomoć u području analize i definiranja daljnjih strateških koraka? Ovdje možete rezervirati besplatan sastanak upoznavanja i početne konzultacije.

Sretno!