Jutro je. Očekujete klijenta. Pripremili ste sve za vaš sastanak, ali klijent kasni. Nakon nekoliko minuta tražite opravdanje: možda parkira ili je zapeo u gužvi. Nakon 20 minuta već ste ljuti. Tražite kontakt u mobitelu, listate rokovnik, zovete, ali odgovora nema. Očito je – neće se pojaviti. Termin nije otkazao, poremećen je cijeli dnevni raspored, a gubitak je nepovratan. Dok sjedite i ispijate neplaniranu kavu, pitate se kao doskočiti ovom problemu. Za početak, jeste li se ikada zapitali koji su razlozi otkazivanja ili nepojavljivanja u dogovoreno vrijeme? I što ste sa svoje strane učinili kako biste tome doskočili?

Razlozi propuštenih termina

Viša sila

Klijent je jednostavno bio opravdano spriječen jer se suočio s izvanrednom situacijom koja mu je promijenila prioritete.

Rješenje: U ovoj situaciji ne možete puno, to je jednostavno rizik koji treba ukalkulirati u poslovanje. Te situacije su rijetke i takav će se klijent, čim bude u mogućnosti, javiti s isprikom i dobiti novi termin sastanka.

Klijent se ne osjeća dužnim da vas obavijesti o otkazivanju ili ne želi osjećati nelagodu prilikom telefonskog razgovora u kojem otkazuje, pa će se radije... "praviti blesav"

Psihologija otkazivanja

Nekim je ljudima jednostavno neugodno otkazati sastanak uživo ili telefonom, pa se radije samo ne pojave. Ne žele objašnjavati razloge, a sljedeći put uslugu zatraže kod konkurencije da bi izbjegli „špotanje“ i neugodu.

Rješenje: Zoyya neutralizira neugodne situacije i „bezbolno“ omogućava lako otkazivanje i rezervaciju novog termina. Klijentu treba 2 klika da putem mobitela otkaže termin i još 2 da odabere novi koji mu bolje odgovara. Lakše će se odlučiti na otkazivanje i ponovno naručivanje za prvi dostupan termi, a vi nećete imati nepovratno izgubljeno vrijeme i propuštenu priliku da za to vrijeme pružite uslugu nekome drugome.

Klijent je zaboravio na sastanak

Zaborav je jedan od najbanalnijih, ali najčešćih razloga. Događa se svakome, ali vama je poslovanje takvo da usluge i vrijeme ne možete skladištiti. Zaborav je razlog koji s pravom ne smatrate dovoljno dobrim opravdanjem.

Rješenje: Slanje podsjetnika! Ako koristite platformu Zoyya, vaši klijenti mogu si podesiti automatske podsjetnike i naznačiti koliko ranije i koliko puta žele biti podsjećeni na sastanak.

Klijent nije znao da ima sastanak

I vama se može dogoditi propust. Cijelo vrijeme mislite kako imate termine pod kontrolom, ali neki ste zbog preopterećenosti, žurbe ili manjka koncentracije zaboravili potvrditi.

Rješenje: Zoyya ima pregledan kalendar i ažuran popis zahtjeva za rezervaciju koji jeste ili niste odobrili što vam omogućuje brz i jednostavan uvid u raspored i uvelike olakšava upravljanje vremenom i poslovanjem.

Klijent je došao u pogrešno vrijeme

Očito se dogodio nesporazum zbog kojega se klijent pojavio u tuđem terminu. Pokušavate ispraviti pogrešku, pa žurite s trenutnim sastankom kako bi odradili oba dogovora. To može ispasti dobro i proći neprimjećeno, ali najčešće to klijenti primjete i steknu dojam neprofesionalnosti i nedovoljne posvećenosti prilikom pružanja usluge.

Rješenje: uz Zoyyu se klijent vrlo teško može zabuniti. Intiutivan i oku ugodan pregled naručenih usluga i termina koji mu je dostupan u svakom trenutku putem mobilnog uređaja uvelike smanjuje šanse za nesporazumum. Ako uz to uključe i podsjetnike, šanse za pogrešku su gotovo nepostojeće.

Izgradnja dugoročnih, dobrih odnosa i kvalitetna komunikacija s klijentom

Za poslovanje poput vašeg izuzetno je važno graditi odnose s klijentima. Klijenti ponekad jednostavno ne razmišljaju o utjecaju propuštenog sastanka na vaš posao. Zoyya je alat s kojim možete indirektno komunicirati koliko vam je važno poštivanje dogovorenih termina, bez da imate patronizirajuće razgovore s njima koje većina dobro ne prihvaća. Stalnim ažuriranjem slobodnih mjesta i liste čekanja dajete im do znanja koliko su vaši termini dragocjeni. Time ćete ih osvijestiti kako je svaki propušteni sastanak zapravo vrijeme koje je neki drugi klijent mogao rezervirati. Politiku otkazivanja možete regulirati sami. Možete naznačiti koliko prije želite biti obaviješteni o otkazivanju ili promjeni termina sastanka i hoće li neotkazivanje imati kakve posljedice.

Stalnim ažuriranjem slobodnih mjesta i liste čekanja dajete im do znanja koliko su vaši termini dragocjeni.

Stvaranje obostrano zadovoljavajuće poslovne navike u odnosu s klijentom

Zoyya stvara pozitivnu rutinu između vas i vaših klijenta. Omogućava vama i klijentima da pregledaju svoje obveze, otkažu termin ili ga zamijene za novi. Sve pravovremeno obavještava o bilo kakvim promjenama nastalim vezano za termin sastanka, te vas podsjeća na dogovorenu aktivnost. Klijenti cijene ažurnost, transparentnost i dostupnost. Postaju odgovorni ako znaju da na vas mogu računati u bilo koje doba dana. Time se stvara zdrava rutina između vas i klijenta i takav klijent ostaje lojalan vašim uslugama.

Budite aktivni u borbi s propuštenim terminima i ne gubite više dragocjeno vrijeme i prilike za zaradu.